Електронна трудова книжка – це цифровий варіант паперової трудової книжки.

Електронну трудову книжку впроваджено для удосконалення обліку трудової діяльності, зменшення паперового документообігу та ризиків пошкодження чи втрати паперових документів. Також це забезпечення зручного доступу працівників до даних про свою трудову діяльність, набутий страховий стаж, а в майбутньому – можливість автоматично оформити пенсію без відвідування Пенсійного фонду України.

Скановані копії трудових книжок до Пенсійного фонду України можуть подавати самі працівники чи їх роботодавці на вебпорталі електронних послуг з обов’язковим накладенням кваліфікованого електронного підпису або працівник, особисто, в сервісному центрі Пенсійного фонду України.

Перед поданням трудової книжки на оцифрування радимо перевірити правильність її оформлення.

Варто перевірити правильність написання відомостей та наявність необхідних підписів та печаток на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки:

прізвище, ім’я та по батькові (ПІБ) – має бути вказане повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами;
дату народження (наприклад, 10.01.1964 або 10 січня 1964 року);
Також зверніть увагу на оформлення записів про зміну ПІБ:

• колишнє прізвище (як правило, у жінок) має бути закреслено однією рискою і поряд записане нове;
• на внутрішньому боці обкладинки обов’язково має вказуватися інформація про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт, свідоцтво про народження / шлюб тощо), його реквізити: номер та дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою.

-підпис власника трудової книжки;

-підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві;

-наявність печатки підприємства (або відділу кадрів), на якому заповнювалася трудова книжка (якщо трудова книжка оформлена в період після 1 січня 1975 року).

Зокрема, перевірте правильність заповнення розділу «Відомості про роботу»:

у записах про прийняття на роботу та звільнення з роботи повинна зазначатися дата початку виконання роботи, повне найменування підприємства, організації чи установи, назва посади чи професії, а також номери і дати наказів про прийняття/звільнення;
якщо за час роботи назва підприємства змінювалася, то окремим рядком має бути зроблено запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акту, його дати та номеру;
записи про звільнення чи переведення мають бути здійснені у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю закону;
записи про звільнення мають бути засвідчені печатками.
Як усунути виявлені недоліки?

– Якщо у трудовій книжці відсутній запис про зміну прізвища, або виявлено помилку в написанні ПІБ, зробити/виправити ці дані може роботодавець того підприємства, де ви працюєте зараз.

– Якщо підприємство, яке внесло до трудової неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить його правонаступник.

– Якщо ім’я, по батькові або прізвище, зазначені в трудовій книжці, не збігаються з ім’ям, по батькові або прізвищем особи за паспортом, – факт належності трудової книжки особі може бути встановлений у судовому порядку.

Перелік документів, які підтверджують стаж для пенсії за відсутності в трудовій книжці необхідних записів або за наявності неправильних чи неточних записів про періоди роботи, визначено постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній» від 12.08.1993 № 637. Якщо ви не виявили жодних недоліків під час заповнення трудової книжки, то можете сканувати свій документ та завантажувати його в особистому кабінеті на вебпорталі Фонду.

Довідково: з часу впровадження сервісу «Електронна трудова книжка» на вебпорталі Пенсійного фонду України (з грудня 2019 року) до Головного управління ПФУ у Львівській області подано 441,7 тис. сканованих паперових трудових книжок для проведення оцифрування та переведення їх в електронну форму, з них страхувальниками подано 258,8 тис., застрахованими особами – 182,9 тис.